社員が企画！ソーシャルアパートメント入居者向けBIGイベントの裏側

グローバルエージェンツが運営するソーシャルアパートメントでは、入居者による交流イベントが多く開催されています。その一方で年に数回、入居者だけでは開催が難しい物件間交流を目的とした大規模イベントを、社員が企画して開催しています。

グローバルエージェンツにはイベントを専門で担う部署はなく、ソーシャルアパートメント事業部の有志が集まり、イベントの企画から運営まで行っているんです。今回、2022年の夏と冬のBIGイベントを企画運営した主要メンバーの3人に、企画の裏側を根掘り葉掘り聞いてみようと思います！

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ソーシャルアパートメント事業部　運営部　伊藤さん

ソーシャルアパートメント事業部　運営部　佐藤さん

ソーシャルアパートメント事業部　関西オフィス　喜田さん

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イベントを作り上げて、人と人とを繋ぎたい

ーー今日は2022年の入居者向けイベントをメインで企画されて来られた3人にお話を聞いていこうと思います！さっそくですが、BIGイベントの企画に携わろうと思ったきっかけはなんでしたか？

伊藤さん：　普段ソーシャルアパートメントの運営業務をする中で、人と人とを繋ぐことができるイベント企画に携わりたいという想いはずっと持っていて。ただコロナもありイベントが開催できていなかった中で、今年3年ぶりに大型イベントを開催することになり、この機会にやってみたいなと思いました。

佐藤さん：　ソーシャルアパートメントは現在51棟、約3000人が生活しています。入居すると物件内の入居者同士で交流を楽しめるのですが、物件間で交流ができれば、さらに大きなコミュニティが作れるという可能性を感じていたんです。大型イベントで様々な物件から入居者さんを集めて交流ができれば、その価値を提供できるんじゃないかなと思って今回携わりました。

関西エリアのソーシャルアパートメントを盛り上げたい

ーー物件間の交流はなかなか入居者さんだけでは難しいので、こちらで主催をしていく意義がありますよね。お2人は関東エリアですが、喜田さんは関西エリアでイベント企画に携わったんですよね？

喜田さん：　はい、私は関西エリアにあるソーシャルアパートメントの運営業務にあたっているのですが、これまで大型イベントは関東エリア中心で、あまり関西エリアでは開催されていなくて…。

ただ以前から関西のソーシャルアパートメントも盛り上げていきたい！もっとイベントを開催していきたい！という思いがあって、夏のイベントは関西エリアも合同で実施させてほしいとお願いをしたのがきっかけでした。

▲写真左から2番目が関西オフィスの喜田さん。夏に開催したSocial Summer Outingで入居者幹事メンバーと準備を進めている。

入居者幹事とイベントで実現したい状態やあり方まで議論していく

ーーみなさん普段の業務をしながらも、様々な想いを持ってチャレンジしていることがうかがえました。イベントではどんな役割をされましたか？

喜田さん：関西エリアのプロジェクトマネージャーとして、会場手配や入居者幹事さんの取りまとめ、当日の進行など関西側の責任者として対応していました。

全体の中ではゲームの企画案出しや管理表作成から申込み管理など、事前準備から当日の進行まで気付けば幅広く全体運営に携わる事ができました。

佐藤さん：　夏のイベントでは、全体を統括するプロジェクトマネージャーを担当しました。今回のイベントは入居者幹事と一緒に企画したのでメンバーも多く、スケジュール管理とタスク管理が難しく自身の課題も多かったです。ただ、プロジェクトメンバーや幹事自身が楽しむことをモットーに取り組むことができたので、アイデアが出るたびワクワクしましたね。

▲写真左から2番目が運営部の佐藤さん。4番目が伊藤さん。入居者幹事メンバーと一緒に夏のイベントの企画を練る。

伊藤さん：　私も夏のイベントでは、企画統括のサブマネージャーとして、全体の企画からコンテンツの構成、当日の運営など幅広く担当することができました。入居者さんから募った幹事メンバーと企画をゼロから考えるにあたって、「どんなイベントをしたいか」だけでなく、「このイベントによって実現したい状態・あり方」までもブレストをすることで、入居者さんのイベントに対する熱い想いを知ることができ、同じ気持ちで企画を進めることができました。

そのため、同じ方向性に共に向かう入居者さん幹事の皆さんと、企画MTGで会えることがなにより楽しかったです。

意見をまとめ上げていく難しさ

ーー社員だけでなく、入居者さんと一緒に企画を進めることのやりがいもありますよね。一方で、関係者が多くなればなるほど、プロジェクトを進めていく難しさもあると思いますが、企画統括をされる中で大変だったことはありますか？

伊藤さん：　大変だったこともありましたね…。特にコロナの影響で対面でのMTGが当たり前ではなくなったことは大きかったです。コミュニケーションの取り方の変化から、企画を進める中で入居者幹事メンバーの意見をまとめあげていく難しさに直面しました。

でも入居者幹事の皆さんはとても協力的で、仕事終わりに予定を調整したり、タイトなスケジュールでも率先して役割を果たしてくれたりと頑張ってくれました。準備期間の3ヶ月を経て、このメンバーで良かったなと思えたことがとても嬉しかったです。

また私のの想いとして、今回のイベントでは「こぼし落としてしまいそうな今この瞬間の記憶を記録に残すこと」に強いこだわりをもっていたので、入居者幹事さんの手によってイベントを総括するエンドロール映像を残すことができたことも、とても貴重な思い出となりました。

▲夏に実施したイベント「Social Summer Outing」では、関東・関西のメンバーと協力してクリアするオンラインビンゴゲームと、屋外BBQを開催。約200人の入居者が集まった。

想定外に対して、常に予測しカバーする方法を検討すること

ーーイベント企画に携わったことで、普段の業務にはない経験もできたのかなと思います。佐藤さんは今回のイベント企画で主にマネジメントの役割をされてきましたが、その中で特に得られたなというスキルや学びはありましたか？

佐藤さん：　 スケジュール・タスク管理についての学びは多くありました。イベント事は特に、想定外のことが多いので、常に予測しカバーする方法を検討する事が大切だと感じました。またプロジェクトマネージャーとして、メンバーに動いてもらう上でのコミュニケーション方法は良い経験となりました。

自分で動いてしまった方が楽と考えてしまうタイプだったのですが、全体統括を経験することで、メンバーのことをよく理解しどういったモチベーションで動いてもらうべきか常に考える思考が身についたかなと思います。

▲冬に実施したイベント「Social Night Out」で受付をする社員たち。当日は企画メンバー以外にも協力してもらい、総出でイベント運営をしていく。

アイデアをまとめ上げて形にすること、やる抜く力

ーー伊藤さんは入居者幹事メンバーとプロジェクトを進めること、喜田さんは関西エリアでスタッフも少ない中、マネジメントと実務とを両方やっていくことを経験されましたね。それぞれの役割によってどのような気づきがありましたか？

伊藤さん：　アイデアをまとめ上げて形にすること、やり抜く力です。今回はゼロベースでの企画イベントだったこともあり、前例がないなかで、皆の「こんなことがしたい！」を汲み取りながらも、運営の目線も含めて実現可能な形に構成することを意識して進めることの重要性を改めて痛感しました。

▲Social Night Outでは、素敵な着こなしをした入居者さんを表彰したドレッサー賞や今年最も輝いた物件を決めるSA of the Yearなどのコンテンツを企画。

喜田さん：　情報のキャッチアップと共有力の大切さです。タスクが多いイベント企画では、知らなかったや聞いていないなど、情報が錯綜することもありました。そんな時に”待ち”の姿勢ではなく、自分から先回りして情報をキャッチアップしていくことが大事だと思います。

また、やることが多いので中に浮いてしまうタスクもでてきますが、誰かがやってくれるかな…ではなく、期日管理をして進行していくこと、そしてやり切る事！も学びました。

意識の部分でも、こうだと思っていたなど、認識の相違を無くすために正しく伝えることも、スムーズなプロジェクト進行には大切です。個人的には考えをまとめて発言するまでに少し時間がかかるところがあるので、今後の課題です！

ーー企画メンバーのみなさん、ありがとうございました！

（取材・文 Ichikawa）